Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 14 octobre 2026

1. Qui est responsable de quoi

Le responsable de traitement diffère selon la nature des données.

Visiteurs du site cseasy.fr. Pour les données de navigation et le contenu des messages adressés par courrier électronique, [entreprise en cours de création], éditeur de CSEasy, est responsable de traitement.

Élus et salariés au sein d'un portail. Pour les données saisies et gérées dans l'application, le CSE client est responsable de traitement. CSEasy agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679.

L'employeur n'accède au portail que par l'espace de lecture que les élus ouvrent à la présidence du CSE. Cet accès n'existe que si les élus ont relié la fiche de la présidence à un compte ; il est en lecture seule, et les élus en choisissent le niveau :

• niveau restreint (par défaut) : notamment les réunions (titre, type, date, lieu, statut) et leur ordre du jour, avec le rapporteur de chaque point ; les procès-verbaux soumis à approbation ou adoptés, et leurs rectificatifs adoptés ; le procès-verbal de toute réunion que les élus ont transmis à l'employeur — y compris lorsqu'il est encore en brouillon — ; et les documents que les élus ont explicitement partagés avec la présidence, avec leur description ;
• niveau étendu : en plus, notamment le résumé des budgets par enveloppe (dotation, report, dépenses, recettes, solde, reste à engager, statut de l'exercice et date de sa clôture), sans le détail des écritures, et les rapports annuels finalisés.

Au titre de la présidence, elle n'a accès à aucune donnée de l'espace salariés — demandes, remboursements, commandes, inscriptions, réponses aux sondages, questions, profils — ni aux autres procès-verbaux en brouillon, aux conversations avec Élu IA ou aux documents non partagés. Si la personne qui assure la présidence est aussi salariée de l'entreprise, elle dispose en outre d'un compte salarié comme tout salarié, limité à ses propres données. Les procès-verbaux et documents qu'elle lit peuvent mentionner des personnes si les élus les y ont nommées. La consultation des documents par la présidence est journalisée.

Le CSE est une personne morale distincte de l'employeur ; le contrat est conclu entre CSEasy et le CSE, jamais avec l'entreprise, quand bien même celle-ci participerait au financement.

2. Données traitées

Visiteurs du site. Données techniques de navigation, et le cas échéant les informations transmises via le formulaire de contact (nom, adresse électronique, nom et effectif du CSE, message) ou par courrier électronique à contact@cseasy.fr.

Élus. Notamment : identité (nom, prénom, nom d'affichage, adresse électronique, téléphone, photographie le cas échéant) ; rôle et fonctions tenues au sein du CSE, participation aux commissions ; dates de début et de fin de mandat, collège et organisation syndicale le cas échéant ; coordonnées de contact (adresse électronique et téléphone) publiées sur le site du CSE lorsque l'élu y consent ; droits attribués dans l'application (dont la délégation sur les finances) ; préférences de notification ; données de connexion (date de dernière connexion et nombre de sessions) ; présence aux réunions telle qu'elle figure sur les feuilles de présence (statut, qualité, adresse électronique) ; contenu produit dans l'application (ordres du jour, procès-verbaux, décisions, courriers, écritures comptables, rapports annuels) et trace de son auteur, journal des actions ; historique des échanges avec Élu IA et notes données à ses réponses. La photographie d'un élu est publique : elle est servie depuis un espace de stockage public (article 4), y compris lorsqu'elle n'est pas affichée sur le site du CSE.

Salariés. Notamment : identité et données transmises par le CSE (nom, prénom, adresse électronique, matricule, service, date d'entrée) ; état du compte (invitation, activation, désactivation) ; données que le salarié renseigne dans son profil (adresse électronique personnelle, date de naissance, photographie) ; membres de sa famille qu'il déclare (nom, prénom, lien de parenté, date de naissance, date de mariage ou de PACS, et la date de son consentement à cette déclaration) ; demandes formulées et justificatifs joints ; commandes, factures, justificatifs joints et justificatifs de paiement ; inscriptions aux événements et leur règlement ; réponses aux sondages nominatifs, et participation aux sondages anonymes (le fait d'avoir voté et le jour, sans la réponse) ; questions posées aux élus ; suggestions de partenaires ; favoris ; notifications reçues ; lien personnel d'abonnement au calendrier du CSE ; données de connexion.

Présidence du CSE. Notamment : identité (nom, adresse électronique, le cas échéant téléphone et photographie), données de connexion du compte ouvert par les élus, et journal des documents consultés.

3. Finalités et bases légales

4. Destinataires et sous-traitants ultérieurs

Le siège social des sociétés ci-dessous est situé hors de France. Les serveurs sur lesquels les données sont hébergées et traitées sont, sauf mention contraire, localisés à Paris, en France.

Tout le code de l'application s'exécute à Paris, y compris le traitement préalable de chaque requête, qui ne lit que le nom de domaine et le chemin de la page demandés, pour identifier le portail du CSE et orienter la requête. Les requêtes entrent par le point de présence du réseau Vercel le plus proche du visiteur, à Paris pour un visiteur situé en France ; seules les pages publiques du site cseasy.fr, identiques pour tous, peuvent y être servies depuis un cache.

Dans les portails, le navigateur s'adresse aussi directement à Supabase, à une adresse en `supabase.co` : pour la connexion, pour certaines pages de l'espace élu, et pour afficher les images publiques du CSE (logo, icône de l'onglet du navigateur, image de partage, visuels des offres, logos des partenaires, images des événements et des communications, photographies des élus). Ces échanges passent par le réseau de diffusion de Cloudflare, sous-traitant de Supabase, par un point de présence à Paris pour un visiteur situé en France.

Ce qui est transmis à Élu IA, et ce qui ne l'est pas

Aucun envoi ne comporte le nom du CSE, la raison sociale de l'entreprise ni les noms des membres du CSE. Ce qui est transmis dépend de l'usage :

• Contexte de base, joint à la plupart des demandes : le nom donné à l'assistant par le CSE, l'effectif, l'ordre de grandeur des enveloppes ASC et AEP de l'exercice (« de l'ordre de 20 000 € », jamais le montant exact ni les dépenses), les fonctions tenues au sein du CSE sans le nom de ceux qui les tiennent, et la mémoire du CSE.
• Conversation libre, selon le parcours retenu pour le CSE :
• parcours standard (par défaut, et toujours pour le brainstorming, qui ouvre une conversation nouvelle) : le contexte de base, la question, l'historique de la conversation, renvoyé à chaque message — au-delà de vingt messages, les deux premiers et les dix-huit derniers —, et les chiffres exacts du budget de l'exercice (enveloppes, dépenses, taux de consommation) ;
• parcours avec base de connaissances : une première étape n'adresse au modèle que la question, pour l'orienter ; la réponse est ensuite rédigée soit à partir du contexte de base et de la question, soit à partir de la question reformulée par cette première étape et d'extraits de la base de connaissances juridique, sans contexte de base. Ce parcours n'envoie ni l'historique de la conversation ni les chiffres exacts du budget.
• Suggestions de relance : après chaque réponse, les trois cents premiers caractères de cette réponse, avec le contexte de base et les chiffres exacts du budget de l'exercice, pour proposer des questions de relance.
• Procès-verbal : le contexte de base, le titre, la date, l'heure et le lieu de la réunion, son ordre du jour, et les participants — présents, excusés, absents — remplacés par des marqueurs neutres (« Élu 1 ») avec leur qualité et le nombre de voix délibératives. Les noms sont réintégrés par nos serveurs après réception de la réponse.
• Audit budgétaire : le contexte de base, les dépenses additionnées par catégorie, sans libellé ni date, le montant dépensé, l'enveloppe, le taux de consommation et le nombre de mois écoulés.
• Rapport annuel : les intitulés et dates des réunions (avec leur type), des décisions (avec le résultat du vote), des événements, des offres (avec leur catégorie), des sondages et des communications de l'exercice, et le détail financier de l'exercice (report, dotation, enveloppe, recettes, dépenses, solde, reste à engager, taux). Ce parcours n'utilise ni le contexte de base ni la mémoire du CSE.
• Bilan de mandat : le contexte de base ; la date de début du mandat ; la date, l'intitulé, le type et le statut des réunions tenues ; la date, l'intitulé, la catégorie et le résultat du vote des décisions ; le mois, l'intitulé et la catégorie des communications publiées ; la date et l'intitulé des événements ; et, pour l'exercice en cours, les dépenses, l'enveloppe et le reste à engager de chaque budget, avec les décomptes et taux qui en découlent.
• Ordre du jour : le contexte de base, le type de réunion, les sujets saisis par l'élu, les décisions en suspens s'il choisit de les joindre.
• Communication : le contexte de base, le sujet, la catégorie, le ton et les points clés saisis par l'élu.
• Question juridique : le contexte de base et la question.
• Courrier (formule Intégral) : le contexte de base, le type de courrier, le destinataire et le contexte saisi par l'élu. Le nom du CSE et celui de l'entreprise ne sont jamais envoyés : nos serveurs les insèrent dans le courrier après réception de la réponse. Le courrier ainsi rédigé est conservé dans l'espace des courriers du CSE, où les élus le consultent et le suppriment ; il n'est jamais renvoyé au modèle.

Les intitulés et le texte saisi sont transmis tels quels : question posée, sujets, contexte d'un courrier, mémoire du CSE, mais aussi titre ou lieu d'une réunion et intitulés repris par le rapport annuel et le bilan de mandat. Un texte qui contient un nom le transmet. Il est recommandé de n'y faire figurer aucun nom de personne ; un avertissement en ce sens est affiché sous la saisie d'Élu IA et sur la page de la mémoire du CSE.

Le prestataire s'engage contractuellement à ne pas utiliser le contenu transmis pour entraîner ses modèles. Il supprime les entrées et sorties de ses systèmes dans un délai de trente jours, sauf lorsqu'un contenu est signalé comme contraire à ses conditions d'utilisation : il peut alors être conservé jusqu'à deux ans.

Ce qui est transmis par l'assistant destiné aux salariés

Chaque question est adressée au modèle avec les informations que le CSE publie dans son portail, notamment : les offres (intitulé, description, catégorie, prix, modalités pour en bénéficier), les événements à venir (intitulé, description, date, lieu, prix, nombre de places, date limite d'inscription et nombre d'inscrits, sans leur identité), les barèmes de remboursement (taux et plafonds) et la foire aux questions ; s'y ajoutent la question du salarié et l'historique de la conversation en cours. Aucun envoi ne comporte l'identité du salarié, hors ce qu'il écrit lui-même ; les textes publiés par le CSE et la question sont transmis tels quels.

L'assistant destiné aux salariés n'enregistre aucun échange : l'historique existe le temps de la conversation dans la page ouverte et disparaît à sa fermeture.

La maîtrise du CSE

Le CSE garde la maîtrise de ces traitements. L'assistant destiné aux salariés est un module que le CSE active et désactive lui-même depuis son espace d'administration. Élu IA est incluse dans toutes les formules et fait partie du socle du service ; le CSE conserve la maîtrise de ses données : chaque élu supprime à tout moment ses propres conversations, et les élus suppriment la mémoire du CSE et vident le cache des réponses depuis leur espace. Dans les deux cas, les paramètres du modèle, la composition exacte du contexte transmis et les mesures de minimisation appliquées sont documentés et communiqués au CSE sur simple demande.

5. Absence d'usage secondaire

CSEasy n'utilise les données de ses clients à aucune autre fin que l'exécution du contrat qui la lie à chaque CSE.

Sont exclus, sans exception : l'analyse du contenu des données de plusieurs CSE, à des fins statistiques ou autres, l'amélioration des services de CSEasy, l'entraînement de modèles, et toute exploitation commerciale — y compris sous forme anonymisée.

Seuls sont mesurés, pour chaque CSE, et pour Élu IA pour chaque élu, le nombre, la nature et le coût des requêtes adressées aux assistants, sans leur contenu, aux seules fins du décompte du quota prévu par la formule et du suivi technique du service. Pour le suivi technique du service, CSEasy consulte en outre des compteurs sans aucun contenu, y compris tous CSE confondus : nombre, nature et coût des requêtes, catégories des questions restées sans réponse, nombre d'actions par type. Les questions auxquelles Élu IA n'a pas trouvé de réponse dans sa base de connaissances sont comptées par catégorie, sans leur texte.

Un seul élément est conservé avec son contenu, hors l'historique des conversations que chaque élu garde et supprime lui-même et les documents que les élus en tirent, comme les courriers conservés pour le CSE : le cache des réponses d'Élu IA — la question posée, une forme normalisée de celle-ci (en minuscules, sans accents ni mots courants) et la réponse, propres à chaque CSE —, pour répondre de nouveau à une même question sans la transmettre une seconde fois au prestataire. Il est vidé à la durée prévue à l'article 7, et les élus peuvent le vider à tout moment. L'avis qu'un élu donne sur une réponse se limite à une note, sans commentaire.

6. Transferts hors Union européenne

Les requêtes adressées à Élu IA sont traitées hors de l'Union européenne, par Anthropic PBC aux États-Unis. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, et fait l'objet des mesures de minimisation décrites à l'article 4.

Supabase Pte. Ltd. a son siège à Singapour mais les données demeurent stockées en France ; Resend traite les courriers électroniques dans l'Union européenne.

7. Durées de conservation

Ces durées sont appliquées automatiquement, à l'exception de la suppression des données d'un CSE en fin de contrat, effectuée après restitution, et des courriels reçus à contact@cseasy.fr. Passé la période d'utilisation courante, les données encore soumises à une obligation légale de conservation ne sont plus utilisées qu'aux seules fins de répondre à cette obligation.

8. Droits des personnes

Conformément aux articles 15 à 22 du Règlement général sur la protection des données, toute personne dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.

Les élus et salariés d'un CSE client exercent ces droits auprès de leur CSE, responsable de traitement. CSEasy, sous-traitant, assiste le CSE dans le traitement de ces demandes.

Les visiteurs du site, ainsi que toute personne à défaut de réponse de son CSE : contact@cseasy.fr.

Une réponse est apportée dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe.

9. Réversibilité

Le CSE peut demander à tout moment l'export des données de son portail, transmis dans un délai maximal de trente jours, dans un format structuré et couramment utilisé (JSON). Les fichiers déposés dans le portail (documents, justificatifs, images) ne font pas partie de cet export : ils sont remis séparément, sur demande.

Plusieurs exports partiels sont directement accessibles depuis son espace d'administration, notamment la liste de ses salariés et ses écritures comptables au format FEC.

En cas de résiliation, l'export est adressé au CSE sans qu'il ait à le demander, avant toute suppression.

10. Cookies et stockage dans le navigateur

L'application dépose un cookie de session pour chaque espace dans lequel vous êtes connecté (élu, salarié, présidence) ; lorsqu'il dépasse la taille maximale d'un cookie, il est découpé en plusieurs fragments. Sa finalité est l'authentification, il est conservé au plus 400 jours et il est supprimé à la déconnexion de l'espace. Strictement nécessaire au service demandé, il est exempté de consentement au sens de l'article 82 de la loi Informatique et Libertés.

Aucun autre cookie n'est déposé : ni publicité, ni mesure d'audience, ni traceur, y compris tiers. Le site cseasy.fr n'adresse aucune requête à un autre domaine que le sien — police et icônes comprises — et ne conserve rien dans le stockage de votre navigateur. Les portails ne s'adressent à aucun autre domaine que le leur — polices et icônes comprises —, à une exception près : Supabase, dans les cas décrits à l'article 4.

Dans l'espace élu, l'application conserve deux éléments dans le stockage local du navigateur, sans les transmettre à quiconque : une copie de secours d'un procès-verbal lorsque son enregistrement automatique a échoué, effacée au premier enregistrement réussi ou lorsque l'élu l'écarte ; au-delà de sept jours, elle n'est plus proposée et elle est effacée dès la réouverture de ce procès-verbal ; et, pour Élu IA, l'identifiant de la réunion choisie pour rédiger un procès-verbal, effacé lorsque l'élu ouvre ce procès-verbal dans l'éditeur. L'espace salariés et l'espace présidence n'y conservent rien. Ces éléments sont strictement nécessaires au service demandé : aucune bannière de consentement ne vous est donc présentée.

11. Sécurité

Les données sont chiffrées en transit et au repos. Chaque CSE est cloisonné des autres au niveau de la base de données par des politiques de sécurité au niveau ligne, garantissant qu'un CSE ne peut accéder aux données d'un autre CSE. Les actions sensibles sont journalisées. Les documents et justificatifs sont stockés dans des espaces privés, accessibles uniquement par lien signé à durée limitée.

En cas de violation de données à caractère personnel, CSEasy notifie le CSE concerné dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, et lui communique les éléments nécessaires pour remplir ses propres obligations au titre des articles 33 et 34 du Règlement : nature de la violation, catégories et volume approximatif de données concernées, conséquences probables, mesures prises ou envisagées.

12. Réclamation

Toute personne estimant, après avoir contacté le responsable de traitement, que ses droits ne sont pas respectés peut saisir la Commission nationale de l'informatique et des libertés :

CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — cnil.fr